Anforderungen an eine KI-Kompetenz-Richtlinie nach Artikel 4 der KI-Verordnung
Wenn Ihr Unternehmen KI überhaupt einsetzt und Menschen sie bedienen, lautet die Antwort nach EU-Recht seit dem 2. Februar 2025 ja. Was sich 2026 geändert hat, ist, wie anspruchsvoll die Pflicht ist, nicht ob es sie gibt.
Artikel 4 des EU AI Act, der Verordnung (EU) 2024/1689, ist die kürzeste Pflicht der Verordnung und diejenige, die die meisten Unternehmen erreicht. Er gilt für Anbieter und Betreiber gleichermaßen, auf jeder Risikostufe, und er ist seit dem 2. Februar 2025 in Kraft, als die Kapitel I und II anwendbar wurden. Der Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, hat seinen Wortlaut im Juli 2026 ersetzt. Er hat die Pflicht nicht gestrichen, und er hat das Datum nicht verschoben.
Was Artikel 4 jetzt sagt
Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei sie deren technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung und den Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen berücksichtigen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen. Diese Pflicht verlangt von Anbietern und Betreibern nicht, ein bestimmtes Niveau der KI-Kompetenz einer einzelnen Person zu garantieren.
Artikel 4 Absatz 1 in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ersetzten Fassung.
Zwei weitere Absätze kamen hinzu. Artikel 4 Absatz 2 verpflichtet die Kommission und die Mitgliedstaaten, Anbieter und Betreiber, insbesondere KMU, bei der Erfüllung der Pflicht zu unterstützen, und verpflichtet die Kommission, praktische Anwendungsbeispiele auf der zentralen Informationsplattform nach Art. 62 Abs. 3 Buchst. b zu veröffentlichen. Artikel 4 Absatz 3 beauftragt das Europäische Gremium für Künstliche Intelligenz damit, Empfehlungen anzunehmen, die europäische Kompetenzrahmen berücksichtigen, um die Förderung der KI-Kompetenz zu unterstützen, auch durch die Festlegung gemeinsamer Ziele.
Was die Neufassung 2026 geändert hat
| Element | Ursprünglicher Artikel 4 (2024) | Artikel 4 nach dem Omnibus |
|---|---|---|
| Das Kernverb | Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen | Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen |
| Ergebnisgarantie | Durch „ausreichendes Maß" mitgemeint | Ausdrücklich ausgeschlossen: für keine einzelne Person muss ein bestimmtes Niveau garantiert werden |
| Wer erfasst ist | Personal und andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sind | Unverändert |
| Abzuwägende Faktoren | Technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung, Einsatzkontext, betroffene Personen | Unverändert |
| Institutionelle Unterstützung | Im Artikel nicht vorgesehen | Praktische Anwendungsbeispiele der Kommission, Empfehlungen des Gremiums |
| Gilt seit | 2. Februar 2025 | 2. Februar 2025 |
Praktisch ist das ein Wechsel von einer Ergebnispflicht zu einer Bemühenspflicht. Vor der Neufassung konnte eine Behörde im Grundsatz fragen, ob die KI-Kompetenz einer einzelnen beschäftigten Person tatsächlich ausreichend war. Danach lautet die Frage, ob Sie Maßnahmen ergriffen haben, die zu den Rollen und zum Kontext passen, um die Entwicklung der Kompetenz zu unterstützen. In der Praxis sind genau diese Maßnahmen das, was eine Aufsichtsbehörde sehen will, deshalb müssen sie dokumentiert sein. Die Erwägungsgründe des Omnibus nennen den Grund für die Änderung direkt und halten fest, dass strenge Pflichten zur Sicherstellung eines ausreichenden Maßes an KI-Kompetenz nicht für alle Anbieter und Betreiber geeignet waren und einen zusätzlichen Befolgungsaufwand verursachten, besonders für kleinere Unternehmen.
Für wen das gilt
Anders als die Hochrisiko-Regeln ist Artikel 4 nicht auf eine Risikoklasse beschränkt. Er gilt für:
- Anbieter: Unternehmen, die ein KI-System entwickeln oder entwickeln lassen und es unter ihrem eigenen Namen oder ihrer eigenen Marke in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen. Wer ein fremdes System wesentlich verändert oder die eigene Marke darauf setzt, kann dadurch zum Anbieter dieses Systems werden.
- Betreiber: Unternehmen, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwenden. Dazu gehört die Nutzung fremder Werkzeuge: eine Chatbot-Plattform, ein generativer Schreibassistent, ein KI-Copilot für Code, ein Besprechungstranskribent, ein Zusatzmodul zur Lebenslauf-Vorauswahl in Ihrem Bewerbermanagementsystem.
- Andere Personen, die in Ihrem Auftrag tätig sind: Der Wortlaut reicht über Beschäftigte hinaus, also fallen auch Auftragnehmer, Leiharbeitskräfte und ein ausgelagertes Support-Team, das Ihre KI-Werkzeuge nutzt, in den Anwendungsbereich.
In der Praxis erfasst das nahezu jedes Unternehmen, in dem Menschen in irgendeiner Weise mit KI zu tun haben. Es erfasst nicht Ihre Kundinnen und Kunden, die das System nicht in Ihrem Auftrag bedienen, und es erfasst nicht die private Nutzung eines Verbraucherwerkzeugs durch Beschäftigte außerhalb der Arbeit.
Was die Pflicht tatsächlich verlangt
Die Verordnung nennt keinen Lehrplan, keine Mindeststundenzahl und keinen Zertifizierungsstandard. Sie gibt Ihnen vier Kalibrierungsfaktoren und erwartet, dass die Maßnahmen mit ihnen mitwachsen:
- Technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der beteiligten Personen. Ein Datenteam und ein Vertriebsteam brauchen nicht dieselbe Sitzung.
- Der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden. Ein internes Werkzeug zur Gesprächsnotiz und eine Entscheidungshilfe mit Kundenkontakt haben bei demselben Fehler unterschiedliche Folgen.
- Die Personen oder Gruppen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Wenn Ausgaben Bewerbende, Patientinnen und Patienten, Kreditnehmende oder Kinder betreffen, steigt die Messlatte.
- Dass die Maßnahmen Maßnahmen sind, keine Ergebnisse. Artikel 4 Absatz 1 sagt jetzt ausdrücklich, dass für keine einzelne Person ein bestimmtes Niveau garantiert werden muss.
Was Artikel 4 nicht verlangt
- Keine externe Zertifizierung, Akkreditierung oder zugelassenen Schulungsanbieter.
- Keine vorgeschriebene Zahl von Schulungsstunden und kein Auffrischungsintervall.
- Keine Garantie, dass eine einzelne Person ein bestimmtes Niveau erreicht.
- Keine Registrierung oder Meldung bei einer Behörde.
- Streng genommen kein eigenes Richtliniendokument. Eine Richtlinie ist schlicht der sparsamste Weg, um zu zeigen, dass die Maßnahmen bestehen, und um sie über Personalwechsel hinweg beständig zu halten.
Was eine Richtlinie enthalten sollte
- Anwendungsbereich. Welche KI-Systeme und Werkzeuge die Organisation nutzt und wer jedes einzelne bedient. Das ist zugleich der Anfang eines KI-System-Registers, das Sie ohnehin brauchen werden, sobald der Einkaufsfragebogen eines Kunden danach fragt.
- Rollen und Risiko. Gruppieren Sie Menschen danach, was sie mit KI tun, nicht nach Abteilung, denn die Kalibrierungsfaktoren des Artikels 4 betreffen die Nutzung, nicht das Organigramm.
- Schulungsinhalt je Rolle. Fähigkeiten und Grenzen der eingesetzten Werkzeuge, vorhersehbare Risiken wie Halluzination, Verzerrung und Datenabfluss, was niemals in eine Eingabeaufforderung gehört, und wann eine menschliche Entscheidung erforderlich ist.
- Vermittlung und Auffrischung. Wie die Unterweisung erfolgt, ob als Einführungssitzung, E-Learning-Modul oder schriftliche Handreichung, und was eine Auffrischung auslöst, etwa ein neues Werkzeug, ein neuer Anwendungsfall oder eine wesentliche Rechtsänderung.
- Verantwortung. Eine namentlich benannte Person, die die Richtlinie aktuell hält, und ein Überprüfungsdatum.
- Nachweis. Ein Beleg, dass die Schulung stattgefunden hat: Teilnahmelisten, Quiz-Ergebnisse oder Abschlusszertifikate je Person. Das ist der Teil, den die meisten Unternehmen auslassen, und der Teil, nach dem eine Behörde, eine Prüfung oder ein Großkunde fragen wird.
Schulung nach Rolle: eine durchgerechnete Matrix
| Rolle | Typische KI-Nutzung | Was die Maßnahmen abdecken sollten | Tiefe |
|---|---|---|---|
| Marketing und Inhalte | Generatives Entwerfen, Bilderzeugung | Halluzination und Quellenprüfung, Offenlegung von Deepfakes und von Texten zu Angelegenheiten öffentlichen Interesses nach Art. 50 Abs. 4, keine vertraulichen Eingaben, Marken- und Urheberrechtsgrenzen | Leicht, bei neuen Werkzeugen aufgefrischt |
| Kundenbetreuung | Chatbot, Antwortvorschläge | Offenlegung nach Art. 50 Abs. 1 beim Erstkontakt, Eskalation an einen Menschen, keine Zusagen, die der Bot erfindet, Umgang mit personenbezogenen Daten in Protokollen | Leicht bis mittel |
| Personal und Recruiting | Lebenslauf-Vorauswahl, Bewerberrangfolge | Verzerrung und benachteiligende Wirkung, warum eine menschliche Entscheidung nötig ist, Betreiberpflichten nach Art. 26 vor dem 2. Dezember 2027, Informationspflichten gegenüber Beschäftigten | Tief |
| Entwicklung | Coding-Assistenten, Retrieval-Systeme | Herkunft von Code und Lizenzrisiko, Abfluss von Geheimnissen in Eingabeaufforderungen, Evaluierung vor dem Ausliefern einer modellgestützten Funktion, Protokollierung | Mittel bis tief |
| Finanzen und Kredit | Scoring, Betrugsprüfung | Abgrenzung von Anhang III Nummer 5 Buchst. b, die Ausnahme für Betrugserkennung, Erklärbarkeit gegenüber der Kundschaft, Aufzeichnungspflichten | Tief |
| Führung | Beschaffungs- und Freigabeentscheidungen | Risikoklassen und die daran hängenden Pflichten, der Zeitplan der Fristen, Fragen an Anbieter vor der Unterschrift | Mittel |
Drei durchgerechnete Beispiele
E-Commerce-Unternehmen mit neun Beschäftigten, Prag. Nutzt einen Support-Chatbot und ein generatives Schreibwerkzeug. Zwei Rollen berühren KI: zwei Support-Kräfte und eine Person im Marketing. Eine einseitige Richtlinie, die beide Werkzeuge benennt, eine 45-minütige Einführungssitzung zu Offenlegungspflichten und sauberem Umgang mit Eingabeaufforderungen, ein Quiz mit fünf Fragen und eine unterschriebene Teilnahmeliste erfüllen Artikel 4 bequem. Der Aufwand beträgt einen Nachmittag, und dasselbe Dokument beantwortet die KI-Frage in der nächsten Sicherheitsprüfung eines Großkunden.
Personalvermittlung mit sechzig Beschäftigten, Warschau. Nutzt ein Werkzeug zur Bewerberrangfolge. Die Maßnahmen nach Artikel 4 müssen für Recruiterinnen und Recruiter tiefer gehen, weil die Systeme bei Bewerbenden eingesetzt werden, also der dritte Kalibrierungsfaktor am stärksten wirkt. Dieselbe Sitzung sollte die Betreiberpflichten nach Artikel 26 mittragen, die am 2. Dezember 2027 beginnen, damit die Menschen, die später die menschliche Aufsicht ausüben müssen, lernen, was das bedeutet, bevor die Pflicht bindet.
Maschinenbauer, Bayern. Nutzt KI für die Qualitätskontrolle in der Fertigung und einen Copilot im Entwicklungsteam. Der Einsatz in der Qualitätskontrolle ist nach der Ergänzung des Art. 6 Abs. 1a durch den Omnibus wahrscheinlich kein Sicherheitsbauteil, das Unternehmen befindet sich also nicht auf dem befürchteten Hochrisiko-Pfad. Artikel 4 gilt dennoch für beide Einsätze. Die Maßnahmen für die Entwicklung sollten abdecken, wann eine modellgestützte Funktion das Sicherheitsprofil des Produkts verändern würde, denn das ist die Beurteilung, die darüber entscheidet, ob die Regelung zum 2. August 2028 jemals für sie gilt.
Wie das Dokumentenpaket von Klariq das abdeckt: Das einmalige Paket für 249 € enthält eine Vorlage für eine KI-Kompetenz-Richtlinie nach Artikel 4 und ein Schulungsmodul für Beschäftigte mit kurzem Quiz und einem Abschlusszertifikat je Person, damit Sie die Maßnahmen und den Nachweis an einem Ort haben. Zum kostenlosen Klassifizierer, um zu prüfen, welche weiteren Dokumente für Sie gelten.
Was passiert, wenn Sie es auslassen
Artikel 4 steht nicht im Katalog des Artikels 99 Absatz 4, der die Obergrenze von 15 Mio. EUR oder 3 Prozent trägt. Es gibt kein Bußgeld der KI-Verordnung, das speziell an ein Versäumnis bei der Kompetenzpflicht anknüpft. Das ist nicht dasselbe wie kein Risiko. Artikel 99 Absatz 1 in der Fassung des Omnibus verpflichtet die Mitgliedstaaten, Vorschriften über Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen festzulegen, die Geldbußen, Verwarnungen und nicht monetäre Maßnahmen umfassen können und für jeden Verstoß gegen die Verordnung gelten. Das nationale Umsetzungsrecht kann also an Artikel 4 Folgen knüpfen, die die Verordnung selbst nicht ausbuchstabiert.
Das größere Risiko ist ein Nachweisrisiko. Jede andere Pflicht der KI-Verordnung setzt voraus, dass die Menschen, die ein System bedienen, verstehen, was sie da bedienen. Wenn Sie keine Kompetenzmaßnahmen belegen können, schwächen Sie Ihre Position bei den Offenlegungen nach Artikel 50, bei der menschlichen Aufsicht und bei jedem Argument, dass ein Vorfall nicht fahrlässig war. Artikel 99 Absatz 7 Buchst. g weist die Behörde an, den Grad der Verantwortung des Akteurs unter Berücksichtigung der von ihm umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu gewichten, und genau das ist ein dokumentiertes Kompetenzprogramm. Und wo doch ein Bußgeld verhängt wird, profitiert ein KMU von der Niedriger-Wert-Obergrenze nach Artikel 99 Absatz 6, die man besser vor dem Gespräch versteht als danach.
Jenseits der Durchsetzung ist der praktische Auslöser kommerziell: Einkaufsfragebögen von Kunden fragen zunehmend, wie die KI-Nutzung gesteuert wird, und eine schriftliche Richtlinie mit Schulungsnachweisen ist die erwartete Antwort.
Ein Umsetzungsplan für 30 Tage
Woche 1: Bestandsaufnahme
- Listen Sie jedes eingesetzte KI-Werkzeug auf, auch die, die niemand freigegeben hat. Fragen Sie jedes Team, raten Sie nicht aus dem Softwarebudget.
- Halten Sie zu jedem fest: wer es bedient, in welche Entscheidungen die Ausgabe einfließt und wessen Daten hineingehen.
Woche 2: einordnen und gruppieren
- Prüfen Sie jedes Werkzeug gegen die Risikoklassen, damit die Schulung tatsächliche Pflichten abbildet und nicht allgemeine Vorsicht.
- Gruppieren Sie die Menschen in drei oder vier Rollenbänder danach, was sie wirklich mit KI tun.
Woche 3: schreiben und durchführen
- Schreiben Sie die Richtlinie: Anwendungsbereich, Rollen, Inhalt je Rolle, Vermittlung, Verantwortung, Überprüfungsdatum. Zwei Seiten genügen den meisten KMU.
- Führen Sie die Sitzungen durch. Halten Sie sie rollenspezifisch statt als eine generische Vollversammlung.
Woche 4: Nachweise und Kalender
- Sammeln Sie Teilnahmelisten, Quiz-Ergebnisse oder Zertifikate und legen Sie sie dort ab, wo sie auf Anfrage vorgelegt werden können.
- Tragen Sie das Überprüfungsdatum und den Auslöser für die Einarbeitung in einen Kalender ein, damit eine Neueinstellung im siebten Monat abgedeckt ist, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.
Häufige Fehler
- Es als IT-Richtlinie behandeln. Artikel 4 betrifft die Menschen, die die Systeme bedienen, ein Dokument über Werkzeugberechtigungen erfüllt ihn daher nicht.
- Eine generische Vollversammlung. Die Verordnung verlangt eine Kalibrierung auf Rolle und Kontext; eine einzige undifferenzierte Sitzung zeigt das Gegenteil.
- Richtlinie ohne Nachweis. Ohne Nachweis können Sie nicht zeigen, dass die Maßnahme ergriffen wurde.
- Annehmen, es gelte nur für Hochrisiko-Systeme. Es gilt auf jeder Risikostufe, auch für Werkzeuge mit minimalem Risiko.
- Auftragnehmer vergessen. Der Wortlaut erfasst andere Personen, die die Systeme in Ihrem Auftrag bedienen.
- Den alten Wortlaut „ausreichendes Maß" zitieren. Leitfäden und Vorlagen, die vor Juli 2026 geschrieben wurden, prüfen gegen einen Maßstab, den der Omnibus beseitigt hat.
Häufige Fragen
Wer muss die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 erfüllen?
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen gleichermaßen, auf jeder Risikostufe. Artikel 4 ist nicht auf Hochrisiko-Systeme beschränkt. Wenn Ihr Unternehmen KI in irgendeiner Form nutzt und Beschäftigte oder Auftragnehmer sie in Ihrem Auftrag bedienen, gilt Artikel 4 für Sie.
Seit wann gilt die KI-Kompetenzpflicht?
Seit dem 2. Februar 2025, als die Kapitel I und II der KI-Verordnung anwendbar wurden. Sie ist bereits in Kraft. Der Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, hat den Wortlaut des Artikels 4 ersetzt, nicht gestrichen, und das Datum seiner Geltung nicht verändert.
Was hat der Digital-Omnibus an Artikel 4 geändert?
Der ursprüngliche Artikel 4 verlangte von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Die Neufassung verlangt Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen, und stellt fest, dass die Pflicht kein bestimmtes Niveau der KI-Kompetenz einer einzelnen Person garantieren muss. Die abzuwägenden Faktoren, also technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung, der Einsatzkontext und die betroffenen Personen, blieben unverändert. Neue Absätze 2 und 3 verpflichten die Kommission zur Veröffentlichung praktischer Anwendungsbeispiele und das KI-Gremium zur Annahme von Empfehlungen.
Was muss eine KI-Kompetenz-Richtlinie enthalten?
Eine kurze schriftliche Richtlinie, die benennt, welche KI-Systeme die Organisation nutzt und wer sie bedient, was jeder Rolle über Fähigkeiten, Grenzen und vorhersehbare Risiken vermittelt wird, wie diese Unterweisung erfolgt und aufgefrischt wird, wer die Richtlinie verantwortet, und ein Nachweis, dass die Schulung tatsächlich stattgefunden hat. Artikel 4 schreibt kein Format vor, deshalb ist der Nachweis das, was aus der Richtlinie einen Beleg macht.
Gibt es ein Bußgeld, wenn eine KI-Kompetenz-Richtlinie fehlt?
Artikel 4 steht nicht im Katalog des Artikels 99 Absatz 4, der die Obergrenze von 15 Mio. EUR oder 3 Prozent trägt, es ist also kein Bußgeld der KI-Verordnung speziell daran geknüpft. Artikel 99 Absatz 1 verpflichtet die Mitgliedstaaten weiterhin, Vorschriften über Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen für jeden Verstoß gegen die Verordnung festzulegen, das nationale Recht kann also Folgen daran knüpfen. Das praktische Risiko besteht darin, dass Sie ohne dokumentierte Kompetenzmaßnahmen die Einhaltung nicht nachweisen können, wenn eine Behörde, ein Kunde oder ein Versicherer danach fragt.
Wie viel KI-Schulung genügt nach Artikel 4?
Die Verordnung nennt weder einen Lehrplan noch Stundenzahlen. Sie verlangt, die Maßnahmen an den technischen Kenntnissen, der Erfahrung, der Ausbildung und Schulung der beteiligten Personen, am Einsatzkontext der Systeme und an den Personen auszurichten, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Wer gelegentlich Texte mit einem Schreibassistenten entwirft, braucht weniger als jemand, der ein System zur Vorauswahl von Bewerbungen konfiguriert.
Gilt Artikel 4 auch für Auftragnehmer und Freiberufler?
Ja, soweit sie das KI-System in Ihrem Auftrag bedienen. Artikel 4 erfasst das Personal und andere Personen, die im Auftrag des Anbieters oder Betreibers mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, und damit auch Auftragnehmer, Leiharbeitskräfte und ausgelagerte Support-Teams.